国外客户要考察我们工厂,我们该如何准备?

首先要了解来你们公司考察的客户的身份,不同身份的人过来,准备应该有差别。


如果来访的是技术总监或者质量总监
,重点是技术或者质量方面的交流。这些人比较懂行,技术术语比较多,公司一定要派总工程师、技术人员质量控制人员、检验人员等有技术背景的人接待,准备好一些设备清单、工艺布局图、质量保证体系的流程、主要检验项目(如机械性能、化学成分、材料、外形等),对一些技术指标,尽可能准备充分,客户需要什么就提供什么。

另外,外贸人员可以事先对所要涉及的谈判内容有所准备,避免客户问起,回答不上来,或者翻译不出一些专业术语。在厂内参观的时候,每个车间、工序都看一下,尤其是与给他们提供的产品相关的工序,要让他们有足够的时间了解,这样客户就会对你们企业留下良好印象,比较放心。如果技术人员来访,尽量把你们产品的一些标准、公差、技术认证证书、国内外标准的换算表事先准备好。万一客户问你们这些问题,你们能够很快回答,不用临时抱佛脚,避免出现尴尬局面。

如果来访的是商务人员和/或采购人员,那么对技术的讨论就不用那么深入,着重介绍一些价格性能比,以及你们为一些行业内大企业做出的业绩,商务人员更喜欢听一些量化的描述,当然,这要有分寸,不要过头。有些企业可能对竞争对手使用过的供应商比较敏感,所以,一定要掌握分寸,说话谨慎,避免弄巧成拙。

有些商务人员对产品技术指标不是很熟悉,要注意双方的互动,如果你们说了半天,对方没有什么反馈,那可能是对方兴趣不大。如果对方愿意,也可以让他们讲述相关内容,通过他们的介绍,你们可以了解客户的一些情况。在参观的时候,工厂内部有异味、噪声的地方,一定不要带客户过去,参观成品库、检验中心、样品展示中心即可。让他们了解你们可以提供这些产品,质量有保证。

如果来访的是高管、总裁,对产品的介绍不要占用过多时间,多聊一些长期合作、思路、定位等比较宏观的话题,讨论一些市场变化、行业变化,以及你们公司的企业文化、企业发展之类的问题。越是高层,对具体的事务越没有那么关注,更多的是营造一种愉快的氛围,最好有些文化气息。厂内参观可以到样品室、陈列室,让他们知道你们的产品有专利、有认证,在行业内有一定地位。如果对方对车间参观兴趣不大,则可以不去。

所以,你们要针对来访客户类型做不同的准备,讨论的内容也要有所选择。客户来访之前,工厂应该行动起来,做必要准备,尽量让工厂看上去规范一些,车间、办公室、厂房、设备要注意规范、整洁,员工要穿上工作服,看上去管理严格、秩序井然。有一次,笔者带外商到一家工厂参观,有些工人光着上身在车间工作,外商采购部部长就说,光着上身不见得凉快多少,但是危险性就增加很多,他不希望在生产他们需要的产品的时候,出现安全事故。


有两个地方尤其需要注意:洗手间和会议室。


有些公司办公室很漂亮,洗手间卫生状况却堪忧,甚至又脏又臭。要让外商满意,留下良好印象,一定要重视卫生间的卫生状况。

会议室要干净、整洁,不见得要多么富丽堂皇,如果有重要客户来,座位要准备好,如果是西方人来访,可以泡茶,但是建议准备一些咖啡或者矿泉水,有些外商没有喝茶的习惯。此外,如果喝茶的话,不要用一次性杯子,不太礼貌。如果是夏天,最好能够在他们到来以前把会议室空调打开,准备好一些冰冻饮料。如果来访的是商务人员,大部分时间待在会议室,那么,会议室的准备一定要花点精力。

有个建议,客户说话时,尽量不要打断,让对方讲完,不要对方还没有说完,就做出一副什么都知道、什么都懂、什么都会的姿态。有一次,国外客户要找一家国内供应商采购设备,拜访行业内一家很知名的企业,厂内设备很不错,在技术交流的时候,国外客户还没有讲完他们的需求,这家企业年轻的总工程师就滔滔不绝,好像无所不知、无所不晓,客户连话都插不进来。后来这个客户表示:“我知道这个年轻人很优秀,但是我是客户,他连我的需求都没有耐心听完,如果我和他合作,我知道他提供的产品很好,但不一定是我需要的。”学会倾听,有时比表达更重要。好好倾听,全面了解对方的需求,才能有针对性地回答。在介绍情况的时候,要尽量选择对方感兴趣的领域,否则,谈得很起劲,对方根本不想听,交流结果可想而知。

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