写外贸开发信时需要注意的6个问题

外贸业务员每天都要写很多封开发信的邮件,但是很多邮件发出后都没有得到回复。没有得到回复的原因有很多,我们只能尽量避免错误,以增加回复率。邮件标题是邮件的一部分,但只有一个好的标题还不够。如何写出能获取客户回复的开发信呢?


一、分析邮件的发送对象


我们要清楚是给谁发邮件,是经销商、零售商还是批发商?是欧美客户还是亚洲客户?

在写邮件之前,我们需要对邮件的发送对象,也就是销售对象的身份信息进行收集和分析,越详细越好。要让对方知道这封邮件是写给他的,要有的放矢,抓住客户的心。同时,结合我们产品线中不同产品的销售对象、需求等,为客户量身定制开发信的内容。


二、透析产品优势


明确了销售对象,那么,我们的产品的卖点是什么?是质量好、性能好、性价比高、外观创新还是其他?

找到产品的卖点并在开发信中突出说明,让客户一眼看到合作的可能性。


透析产品优势和分析邮件对象这两步要结合起来进行。不同的客户关注的焦点不同,只有抓住客户的心来表述产品的优势,才能提高成交效率。如果实在不清楚客户的关注点是什么,则可以把产品优势简洁明了地罗列出来,尽可能增加命中率。


三、透析其他优势


除了产品优势,我们还有哪些其他优势,比如售后服务、价格、工厂交货期、付款方式?

通常,工厂的优势是售后服务、价格和交货期,所以很多外国经销商或批发商喜欢和工厂合作。不管我们是工厂还是贸易公司,要找出“其他优势”,作为产品优势的“助攻”。

当然,优势越多越有利。如付款方式优势,也就是更有利于客户融资的付款方式。有些客户可能在融资方面出了问题,如果我们可以提供付款交单 (D/P)的付款方式,则会比同行的电汇(T/T)付款方式更能抓住客户。要注意的是,每种付款方式都有其优缺点,要谨慎使用。

四、增加客户信任感

千万不要在开发信的内容中弄虚作假,过度夸张。客户看过夸大其词的开发信太多了,所以对这种大夸特夸的开发信是有天然的不信任感的,并且还会有排斥的情绪。

邮件里都是我们单方面的说辞,如何才能让客户相信我们所说的? 我们要拿出相应的证据。

什么是证据?证据就是除了“口述”,额外添加的图片、附件、视频、报价表等。拿出看得见的证据,即使不能让客户完全信任我们,也比口说无凭要有说服力。像是过往的客户案例,交付照片等,也是很有力的证据。

五、语言通俗易懂

写外贸开发信一定要英语能力特别强吗?其实并不需要,外贸开发信最核心的一个原则就是简单、通俗易懂。所以并不需要特别复杂的英语文法,也不需要复杂的句型,我们的宗旨是要让客户快速看懂。

除了欧美客户的英文很好之外,中东等非英语国家或地区客户的英文水平参差不齐,所以,邮件的内容要尽量通俗易懂。

六、排版简洁工整


邮件内容的排版不能杂乱无章,让客户看着费力,这样会降低客户阅读的兴悬邮件中陈述的观点较多时,应该为其编号,或者用bullet point进行区隔;一封邮件里的文字不能出现种以上的额色;想要强调的内容,可以加粗,但只能有一处或两处,不宜太多;全文使用的字体需统一,外国客户比较常用的字体是 Arial、Tahoma、Times New Roman,还可以在实际交流过程中根据客户的习惯选择合适的字体。

写外贸开发信时需要注意的6个问题

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