国外客户要来拜访？先判断、再应对！

siyushenqi.com • 2024 年 9 月 20 日下午2:55 • 海外营销 • 阅读 1251

很多跟进到了一定程度的客户，要求我们发邀请函，他们要过来看一下工厂，谈下一步的合作等等，我们该如何应对客户的要求？关于客户拜访该如何应对呢？

一、客户要求发邀请函，如何分析？

当客户要求我们发邀请函，实地过来拜访的时候，我们需要冷静地分析一下。不是所有的客户要邀请函，我们就要给。我们要在发送邀请函之前，分析客户的邮件，判断客户是否具有让我接受他拜访的价值。

首先，我们可以先了解一下客户之前是否有来过中国。如果之前有来过中国的话，那之前是找谁办理的邀请函？为什么这次要我们来办？

另外，我们可以了解一下客户要在中国停留多少天，如果说要停留十几天的话，说明要拜访很多供应商，肯定也有一些已合作的。如果要发邀请函，怎么能“轮得到”我们来发？

那我们该不该发邀请函呢？我们可以回顾一下近几次的沟通和跟进情况，如果并没有明显的痕迹表明他会下单的话，那我们也需要再慎重考虑一下，很可能只是顺道来我们公司拜访，并不是专程。

很可能有刚入行的外贸小白要问，为什么发个邀请函还要这么仔细评估呢？因为按照惯例，谁发放的邀请函谁就要负责到底，所以如果没有这个客户100%的成交把握，一般不建议发邀请函。

那如何回复客户要邀请函的邮件呢？以下是一个推荐的回复模板：

Hi XXX,

I have forwarded all the information to the management office, and still waiting for their confirmation.

Please also check if previous companies could help.(拖延时间，引导客户找其他公司解决)

For factory visit, you are very welcomed!(对于拜访，表示欢迎)

We will discuss further meeting details after your time schedule fixed.(等你的日程定下来后，我们再详聊)

Yours Sincerely.

正常来说，客户看到这封邮件就明白我们的意思了，因为他们没办法等我们，所以他们会找其他公司要邀请函。对于拜访我们也表达了欢迎，最后一句看似平淡无奇，实际是暗示客户来谈一点实质性的东西，比如聊了这么久还不下单。

二、为什么要拒绝客户的拜访

做外贸业务员，免不了要接待客户。但是在实际业务操作过程中，不是所有的客户都需要去接待的。从公司的角度考虑，拒绝客户的拜访的原因大概有以下几点。

1. 接待客户是有成本的

接送客户、请客户吃饭、业务员的时间等等，都是成本。随缘接待一个客户，一个下午就没了，如果晚上再吃个饭，休息时间也没了。而且接单客户一般不止业务员一个人，有时候还要老板、技术员等等陪同，前后花费的精力也是成本。

2. 不要为了接待客户而接待客户

有的业务员特别喜欢接待客户，觉得跟客户聊天可以拓展自己的视野。但是这一切都要在有业务产出的基础上来看，如果光接待，客户又不下订单，那就是没有意义的。

3. 不要怕拒绝

很多业务员觉得，客户都开口要来拜访了，我们拒绝了不合适吧。其实并不是要拒绝客户，而是要判断。客户是来谈生意的，并不是跟我们谈交情的，所以我们要学会判断这件事情对我们是否有价值，该拒绝就要拒绝，不能吃哑巴亏。

三、什么样的客户应该拒绝

既然我们已经知道了客户拜访的意义，那我们就应该对客户进行判断了，那什么样的客户需要拒绝呢，以下几类客户大家可以参考。

1. 对公司情况完全不了解的客户

有一种客户什么都不说，突然要打电话或者发邮件说要来拜访。一般就是说他看了我们的网站，对我们的公司感兴趣，想要谈合作。这一类客户我们可以斟酌考虑拒绝拜访，如果时间充足的话你可以去具体问一下是对我们什么产品感兴趣，要求是什么，要多少数量等等。

2. 没有明确需求的客户

这一类客户我们可能已经联系很久了，可是他具体的需求还没确定，这一类我们也不要轻易接受拜访。我们对他的需求不了解，怎么确定我们可以满足？一旦来到公司之后，我们就是被动方，无从准备。所以这一类客户也要谨慎应对。

3. 公司没有能力合作的客户

有一种客户，确实是有需求的，并且需求还不小，但是超过了我们公司能够承受的范围，我们的产能无法接得住这个客人。我们的生产交货能力、质量控制水平、资金周转能力、人力招聘储备能力、技术研发能力、采购配套能力等等，这些都需要匹配客户的需求才行。

所以，客户拜访也是有很多门道可以学习的，大家一起学习起来吧！

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