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怎样才是完整的外贸单证流程

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客户询盘：在客户下Purchase Order之前，通常会先向业务部提出Order Inquiry，以了解订单细节。


报价：业务部需要及时回复客户询盘，确认货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格和柜型等信息，并制作成正式报价单Quotation发给客户。报价单需要用公司抬头，并注明客户信息和报价有效期，因为报价可能会受到汇率和原料价格的影响而做出调整。


接收订单：客户确认报价后，会向业务员发送订购单Purchase Order，并要求业务员制作形式发票Proforma Invoice。业务员制作完发票后，需要发送给客户确认。


准备生产订单：收到客户的订单确认后，开始准备下达工厂生产订单。


业务审批：业务部按公司流程制作订单明细，与客户订单复印件一起提交管理人员审批，并交由跟单员进行跟进。若公司没有跟单员，则业务员需自行跟进。


下达生产通知：业务部在确定交货期后，可下达生产通知，以便工厂按时生产。具体来说，如果是L/C付款的客户，一般会在交货期前1个月确认L/C已经收到，并审查信用证、检查交货期和可能存在的问题，及时请客人更改证书。如果是T/T付款的客户，需要确认定金已经到账。如果是放账客户或通过银行D/A等方式收汇，则需要经过经理确认。


验货：在交货期前一周左右，要通知验货员验货。如果客户要自行或指定检验员来验货，需提前一周约好时间并告知计划部；如果客户指定由第三方验货公司或公正行等进行验货，要在交货期前两周与相关公司联系，预约验货时间，并将验货时间通知工厂。


制备基本文件：根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同、商业发票、装箱单等文件，并交由业务跟单员制作并交给单证员。


商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要明确商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。同时要告诉工厂将来产品的出口口岸，以便工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。


租船订仓：

1. 如果客户的报价基于FOB条款，通常会指定货代。要尽早联系货代，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，并确保船期能够满足客户要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。


2. 如果由卖方支付运费，则需尽早与货运公司或船公司咨询相关信息，并选择价格优惠、信誉好且船期合适的船公司，并告知客人。如客人不同意则需要选择客人认可的船公司。在开船前两周需提供书面定仓通知。


3．当货物不足一个货柜时，需要向货代公司定散货仓位。在拿到入仓纸之后，必须了解截关时间、入仓报关要求等内容。


拖柜安排：

1.当货物准备妥当且验货通过后，应委托拖车公司提柜并装柜。选择一个安全可靠、价格合理的拖车公司签订长期合作协议，以确保安全及准时。必须向拖车公司提供以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行及装船口岸等。如果有验货公司监督装柜，必须专门声明不能晚到。而且必须要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。如果没有长期合作的拖车公司，也可以让货代安排货运事宜，并在向货代支付本地费用时一并支付提货相关费用。


2.发送一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、定仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。


3.工厂必须在货柜离开工厂后尽快提供一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记住装箱号码和封条号码作为提单的资料。工厂在装柜后必须上封条。


委托报关：在拖柜的同时，需要将报关所需资料提交给合作报关行，委托出口报关并进行商检通关换单。通常需要为报关留出两天时间（船截关前）。在委托报关时，必须提供一份装柜资料，其中应包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的联系人和电话等。


获得运输文件：

1．最迟在船开船后两天内，必须向船运公司或货代发送提单补料资料。补料内容必须按照L/C或客户的要求来制定，包括正确的货物数量、特殊要求等，例如要求船公司随同提单出具的船证明等。


2．必须督促船公司尽快出示提单样板及本地费用账单。核对提单样本无误之后，必须书面向船公司确认提单内容。如果提单需要客户确认，则必须先提交提单样板给客户进行确认，然后再要求船公司出具正本。


3．必须及时支付运杂费等本地费用，支付完成后通知船公司及时取得提单正本等运输文件。


准备其他文件:

1．商业发票：在L/C要求提交的文件中，最严格要求的是商业发票。发票日期必须确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述必须与L/C上完全相同，小写和大写金额都必须正确无误。L/C上对发票的条款应显示唛头。如果发票需要办理对方大使馆认证，一般需要提前20天办理。

2．FORM A原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。目前市面上有许多代办FORM A证的服务，可根据需要找人代办。
备注：FORM A，就是普惠制原产地证明书，它是具有法律效力的我国出口产品在给惠国享受在最惠国税率基础上进一步减免进口关税的官方凭证。目前给予我国普惠制待遇的国家共38个。

3．一般原产地证 (CO,也就是certificate of origin)：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。目前市面上有许多代办原产地证的服务，费用一般在100-200元之间，可根据需要找人代办。

4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号以便于客人查找。装箱单的重量，体积要和提单相符。

交单：


1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内备齐全部单证并严格审单，确保没有错误才交银行议付。

怎样才是完整的外贸单证流程

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