外贸单据工作过于琐碎？6个小窍门，让你工作更高效！

siyushenqi.com • 2024 年 9 月 20 日下午2:46 • 海外营销 • 阅读 421

外贸公司中有很多岗位是需要协助外贸业务员做单据的工作，比较繁琐，并且都是数字，很容易出错。

所以有什么小窍门可以提高做单据的工作效率，并且保持准确度，减少失误呢？

这个工作说简单也简单，说难也难，虽然主要是一些paper work，但是需要对外贸流程非常熟悉，了解每个单据的作用、功能和要求，对单据和实际业务之间的关系要熟知，做单据的时候能够抓住重点。比如出口发票的作用就是出口报关和客户支付货款，所以一定要做好数字的核对和校验。

除此之外，我们也可以多准备一些单据和文件的模板。很多单据和文件都有固定的模板和要求，我们可以梳理好这些模板，那之后的工作效率就会提高。下面给大家小窍门，可以酌情参考学习哦！

1. 规范单据编号

单据的编号尽量规范系统。比如发票号不能重号，如果给同一个客户的发票号重号，对方会觉得这张发票已经支付过了，就会不着急处理。等到我们催款的时候，也会混淆这些发票。

2. 注意数字后的单位

对数字后面跟着的单位要格外认真地检查。我们经常在修改单据的时候都是在原有单据上修改，如果之前的单位是吨，而这次要做的单位是千克，如果只修改了数字忘记修改单位，那也会造成很大的损失。

3. 单据工作也要有优先级

在做单据工作的时候也要有优先级的分寸感。比如有一些急着出货的，那么首先就是要拿到装箱数据制作货运委托书订舱，这个数据不需要精确到每一个箱子，明确大致的总体积、总重量、整箱还是拼箱就可以了。有这些数据之后就可以制作货运委托书了，然后让货代马上订舱。等我们有时间了再仔细做出货用的装箱单、发票和报关单等等。

如果客户在日韩等距离较近的国家，那发货之后马上就把单据寄出，因为货也是2-3天就到了；如果客户在欧美，那单据稍微晚点基础也没所谓，因为船在海上至少也要运输2周，时间没有那么紧急。

但是如果信用证交单日是7天，那我们出货之前就要把基本单据准备好，等提单一收到就马上交单。

4. 尽量提前准备单据工作

我们的单据工作尽量提前去准备。比如合同签订之后就可以把客户信息、货物信息、港口信息、唛头、提单要求等输入一些发票或者其他单据的草案，这样出货之前做单据压力就会小一点，也会提高准确率。

5. 养成良好的存档、记录、索引习惯

养成良好的存档习惯是做外贸文职工作的一个非常重要的事情。经常有一些事情口头说完或者电话确认之后，没有进行书面的记录，最后导致有些事情忘记，造成损失。

6. 外贸知识和基本的英语能力

需要对运输、保险、装箱和财务工作有一定的了解。当然还要足够的细心和耐心，自己要多检查几次。

单据工作属于基础的外贸工作，能够把单据工作做好也是很不容易的。通过单据工作是可以学到很多外贸知识，对外贸流程有非常直接的认知，很多外贸岗位都是从做单据起步的。所以，做好单据，其实也是做外贸的基础。