吐血整理！外贸人必备的30招沟通技巧！

siyushenqi.com • 2025 年 11 月 30 日上午11:43 • 营销干货 • 阅读 253

做一个优秀的外贸人需要注意很多问题，今天跟大家分享30个沟通技巧，共勉！

当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方，也可以以电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，告诉她：“I'd like to make an appointment with Mr.Lee”（我想和李先生约见一次），让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈。

如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：“I will arrange everything” （我会安排一切），不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。

如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不必要的干扰，过分的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良、在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。

如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的“Im sorry. It is my fault”（对不起，是我的错），通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解，只能火上加油，扩大事端。

以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反。服务员上错了菜、送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况，着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方 “I have a complaint to make”（我有怨言），然后告诉他所发生的事。

具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 “We have a pamphlet in English”（我们有英文的小册子）时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。

当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何），对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以缓解。当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。

如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应该尽量配合对手，向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如，告诉他“You can use our office equipment if necessary”（如果必要的话，您可以使用我们的办公室设备），协助对手对沟通内容做正确的衡量，其结果可能也是对己方极为有利的。

每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句“What is your opinion？”（你的意见是？），不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。

如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。因此，要清楚说出你的想法与决定。

任何一个冲突或误解的产生，都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货？为什么对方不能达到你的要求？这种情况发生时，要立刻积极地探索原因。向对方探寻“What seems to be the trouble？”（有什么问题吗？），都能表示你对事情的关切，知道问题的症结，才有办法进行沟通。

当客户向你提出抱怨时，你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it”（请告诉我这件事的情况），令对方觉得你有责任感，也会恢复对你的信任。

当损失已经造成时，适时地提出补救方法，往往能使沟通免于陷入僵局，甚至于得以圆满地达成协议。例如你运送到客户手上的货物，的确不是订单上所标明的，而你又能立即向他保证 “We will send you a replacement right away” （我们会立即寄给您一批替换品），客户心中的忧虑必定立刻减半，而愿意考虑您的提议。

商务洽谈中，一旦牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复述加以确认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍。一旦发现疑点，应立刻询问对方“Is this what we decided？”（这是我们说定的吗？），任何合约上的问题，宁可罗嗦一点，也决不可含糊。

英语不是我们的母语，听不懂是很自然的。听不懂又装懂，那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难，你只要说“Would you mind repeating it？”（您介意再讲一遍吗？），相信对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些。

连续发问沟通对手给予肯定答复的问题，最后引导他对你的主要建议也作肯定的答复，是绝对要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题，才会痛快地回答“Yes”。因此，在沟通场合开始前，不妨先细心地想一下，你所希望对方接受的条件，对他有什么好处，试着以“Is it important that …？”（…是不是对您很重要？），获得他的肯定，那么要使你的建议通过也不难了。

沟通双方的互相让步，最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百五十元，而卖方只想减价五十元，双方一阵讨价还价之后，最后减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人，你总得做一个最后的让步：“The best compromise we can make is … ”（我们所能做的最好的折衷办法是…），然后坚定不移，否则如果让步得太过，你可就要有所损失了。

在商场上讲求信用，一旦允诺人家的事情，要再反悔，会令人产生不良印象。因此，在下决定之前，务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时，不妨请他给你一点时间“Please let me think it over”（请让我考虑一下），切记，仓促地下决定往往招致严重的后果。

在商务沟通上，该拒绝时，就应该斩钉截铁地说“No”。如果你说“No，but…”，对方便清楚地知道你是拒绝了，但似乎还可以谈谈。这个时候，你因为已先用“No”牵制对方，而站在沟通的有利位置上了。

当你的沟通对方需要时间来考虑一下方案时，千万不要一直催促他“Hare you decided？”（你决定了没有？），那样你不但干扰了他的思考，也可能激怒他。结果原本可能达成的协议或许就此泡汤了。

面对对方所提无法接受的提议，沉默是最有力的回答。这种无动于衷所带给沟通对手的压力，远大于浇他一盆冷水。每达成一项协议，要记得提醒对方“Let us have the agreed items recorded”（我们将达成协议的项目记录下来）。

磋商者往往为了达成协议而向交涉对手做过份不实的吹嘘。这种情形在向他人推销产品时，尤其常见。顾客因听信你的吹牛而购买产品，进而造成损失，轻者不再与你打交道；严重的，恐怕还要告你欺诈，划不来！所以在向他人做“We can give you a guarantee 100 years”（我们可以给您一百年的保证）这一类的承诺时，最好先斟酌一番。

在沟通开始以前，最好事先得知沟通对手的行程表，并尽量配合。当你和客户谈好了一切细节以后，你对他说“I will have my secretary type the contract for you to sign at once, then I will drive you to the airport for your flight at 7：00”（我会让我的秘书立刻将合同打好给您签名，然后，我开车送您去机场搭七点钟的飞机），想必他一定会感激你的周到细心，因此也会采取合作的态度。

如果协议达成，而你仍流连忘返，则有以下两种危险：沟通对手改变主意或者你可能因松懈而口不择言，说错了话。因此商议一完成，立即以 “I am glad to have met you, Mr. Lee”（李先生，很高兴认识您）收场，告别离去。

任何有心沟通的人，都希望他的沟通对手是个举足轻重的人物。让对手认为你是有决策力的人，最直接的方法便是一见面就告诉他“You can ask me any question”（您可以问我任何问题），如果你在对方面前处处显得紧张兮兮，对方必定会怀疑他跟你之间的沟通效果。因此面对每一个沟通场合，一定要充满信心。

每个人都对自己的才能引以为荣。向你的沟通对手表示你认知他的能力，并寄希望他有所表现：“I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you"（我知道你擅于处理棘手问题，并相信我可以依赖您），相信他一定不愿意让你失望。

当对手正在为某个问题烦恼，而你正好能够帮他忙，一句 “I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company” （我相信我们的专家能提供对贵公司问题有帮助的建议），必能使他宽慰不已，立刻表现合作的态度，而你的沟通力也大大增加了。

说服沟通对手的技巧之一，就是强调双方的相同点，使其产生认同感，进而达成协议。一个卖主告诉老客户产品涨价的最常见理由就是“Our costs are way up too”（我们的成本也上涨了），使客户觉得他的对手和他一样，正面临着涨价的处境。这时候买主再不愿意，也只好接受涨价的必然结果了。

要使沟通彻底失败，最好的办法就是使你的沟通对手颜面尽失。但这该不是你所要的结果吧？向对方提出质疑时，要确定将矛头指向事情本身，而不是对手身上：“Your views regarding management differ mine”（您的经营观点和我的不同）。

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